HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
Ai nên đọc tài liệu này?
Tài liệu này công khai trong nội bộ nhân viên Công ty cổ phần IN PHẠM KHÔI, mọi nhân viên
thuộc nhóm dự án IN PHẠM KHÔI có trách nhiệm chủ động đọc và tham khảo khi tiến hành các công việc.
Công ty có thể lồng ghép các nội dung của tài liệu này vào các buổi training, tuy nhiên sẽ không chấp
nhận việc vi phạm nội qui hoặc thực hiện sai qui trình với lý do: Chưa đọc tới, Đọc chưa hiểu hay
Chưa xem.
Đối với nhân viên mới, tài liệu này đặc biệt quan trọng giúp nhân viên sớm hòa nhập với qui trình
làm việc, tự tin trong các quyết định của mình, là một trong những yếu tố để thành công tại IN PHẠM KHÔI
Đối với cấp quản lý, tài liệu này là tiêu chuẩn và là thước đo để xét việc phải làm, phân công trách
nhiệm và quyền hạn các bộ phận, xuyên suốt trong mọi tình huống có thể xảy ra trong quá trình cung
cấp dịch vụ.
Tài liệu này nên sử dụng như thế nào?
mình. Để thực hiện đúng, mỗi nhân viên cần tự xem xét các tình huống công việc thường gặp mỗi
ngày, đánh dấu các qui trình, qui định liên quan, bảng biểu, biểu mẫu liên quan cũng như người liên
hệ cho mỗi tình huống.
- Phần 1 - Những qui định chung (Nội quy công ty, Quy định bộ phận Kinh doanh, Quy định
chức năng, nhiệm vụ các phòng ban chức năng);
- Phần 2- Qui trình phòng nhận hàng;
- Phần 3- Quy trình phòng thiết kế;
- Phần 4: Quy trình phòng giao nhận.
- Phần 5: Quy định khác
trong qui trình, tiếp theo là lưu đồ tổng quan các bước, cuối cùng là hướng dẫn thực hiện chi tiết.
Góp ý và điều chỉnh
Công ty hoan nghênh góp ý của mọi nhân viên để bộ tài liệu ngày một hoàn thiện và chặt chẽ. Tuy
nhiên, trước khi góp ý của anh / chị được tổng quát hóa thành qui trình, qui định và được BGĐ thông
qua bổ sung vào tài liệu, công việc vẫn được xử lý theo các qui trình và qui định hiện hành trừ khi có
qui định khác đi cho mỗi trường hợp cụ thể được duyệt bởi BGĐ. Mọi góp ý vui lòng gửi về
tuyendung@phamkhoi.com ông Phạm Khôi
Lời nói đầu
Phòng chốt đơn – báo giá TELE SALE là phòng ban có nhiệm vụ là người trực tiếp làm việc với KH ở khâu nhận hàng – trước giao hàng, sau khi được các thông tin để báo giá, giá sẽ có sẵn từ data hoặc từ SM , các chốt đơn viên làm việc với khách để có đơn hàng. Sau khi có đơn hàng thành công, nhập vào App Đế Chế vào thu thập các thong tin info quan trọng từ khách hàng để chốt đơn chuyển qua bộ phận thiết kế.
Vui long xem slide power point tại server :
\\192.168.100.101\2019\2020\4.file van phong\phong sale\dao tao phong sale\sale van phong.ppt
A.Tư Vấn
A.1. Bán hàng qua điện thoại
LINE | Phụ Trách | Chức năng | TIMEUP |
028 – 6682-1110 | Phòng báo giá | Kinh doanh, tư vấn | T2 – t7 8h00 – 17h30 |
028 – 6680 -12-15 | Phòng thiết kế | Thiết kế | T2 – t7 8h00 – 17h30 |
0906-9000-21 | TELE SALE 1 | Sdt riêng TS 1 | T2 – t7 8h00 – 17h30 |
0986-741-466 | TELE SALE 2 | Sdt riêng TS 2 | T2 – t7 8h00 – 17h30 |
0962-054-500 | Phòng kiểm hàng | Sdt riêng giao nhận | T2 – t7 8h00 – 17h30 |
0961-157-1110 | Số ZSlo | Accpect ZSlo | T2 – t7 8h00 – 17h30 |
034-2222-709 | MR. Khôi | Nhận góp ý | T2 – t7 8h00 – 17h30 |
Nhận cuộc gọi
§ Bước 1: chào hỏi
§ Bước 2: tiếp nhận thông tin ấn phẩm cần thực hiện
§ Bước 3: tư vấn loại giấy phù hợp
§ Bước 4: xác định đã có hay không có file thiết kế
§ Bước 5 : nếu nắm rõ ấn phẩm và đã xác định được trường hợp đã có hay không file, báo giá miệng nhanh
§ Bước 6 : điều khách gởi mail cty hoặc MXH để kiểm tra
§ Bước 1: chào hỏi
§ Bước 2: tiếp nhận thông tin ấn phẩm cần thực hiện
§ Bước 3: xác định info đơn hàng ( ngày / tháng / năm / mã / email đã từng liên hệ)
§ Bước 4: xác định đã có hay không có file thiết kế
§ Bước 5 : nếu nắm rõ ấn phẩm và đã xác định được trường hợp đã có hay không file, báo giá miệng nhanh
§ Bước 6 : điều khách gởi mail cty hoặc MXH để kiểm tra
§ Bước 1: chào hỏi
§ Bước 2: tiếp nhận thông tin ấn phẩm cần kiểm tra
§ Bước 3: xác định info đơn hàng ( ngày / tháng / năm / mã / email đã từng liên hệ)
§ Bước 4: cúp máy hoặc chờ máy để xác định đơn hàng
§ Bước 5 : nếu nắm rõ ấn phẩm và đã xác định được trường hợp, TELE SALE gọi lại báo khách thời gian cũng như cách thức nhận hàng
§ Bước 1: chào hỏi
§ Bước 2: tiếp nhận thông tin ấn phẩm cần kiểm tra
§ Bước 3: xác định info đơn hàng ( ngày / tháng / năm / mã / email đã từng liên hệ)
§ Bước 4: cúp máy hoặc chờ máy để xác định đơn hàng
§ Bước 5 : nếu nắm rõ ấn phẩm và đã xác định được trường hợp, TELE SALE gọi lại báo tình trạng sản xuất đơn hàng để có hướng giải quyết
§ Bước 1: chào hỏi
§ Bước 2: tiếp nhận thông tin ấn phẩm cần kiểm tra
§ Bước 3: xác định info đơn hàng ( ngày / tháng / năm / mã / email đã từng liên hệ)
§ Bước 4: thông báo khách hàng mang hoặc trả hàng về công ty để kiểm tra ấn phẩm
§ Bước 5 : nếu nắm rõ ấn phẩm và đã xác định được trường hợp, TELE SALE gọi lại báo tình trạng đơn hàng để có hướng giải quyết
Sau khi tư vấn các TELE SALE phải gởi mail cho khách hàng từ mail
A.2. tư vấn bán hàng qua mail
A.2.1 Các mail, thời gian hoạt động, người phụ trách
Mail | Phụ Trách | Chức năng | TIMEUP |
tuyendung@phamkhoi.com | Phòng tuyển dụng | Tuyển dụng | T2 – t7 8h00 – 17h30 |
baogia@phamkhoi.com | Phòng báo giá | Khâu báo giá | T2 – t7 8h00 – 17h30 |
thietke@phamkhoi.com | Phòng thiết kế | Khâu thiết kế | T2 – t7 8h00 – 17h30 |
In1.phamkhoi@gmail.com | Phòng đại lý | Phòng đại lý hàng tỉnh | T2 – t7 8h00 – 17h30 |
A.2.2 Qui trinh – cách thức bán hàng qua mail
Qui trình làm việc tại mail ( các trường hợp xãy ra cùng 1 qui trình giải quyết như điện thoại)
§ Bước 1: chào hỏi
§ Bước n : đối thoại báo giá – chốt đơn - báo mã đơn hàng cho khách hàng
§ Bước n+1 : xác nhận là người két thúc cuộc đối thoại qua mail
A.3. tư vấn bán hàng ONLINE
A.3.1 Các mạng xã hội, thời gian hoạt động, người phụ trách
MXH | Phụ Trách | Chức năng | TIMEUP |
ZSlo 0961-157-1110 | Phòng báo giá | Kênh tư vấn | T2 – t7 8h00 – 17h30 |
FB : #inphamkhoi | Phòng báo giá | Kênh QC tư vấn | T2 – t7 8h00 – 17h30 |
Ins : #inphamkhoi | Phòng marketing | Kênh QC tư vấn | 24/7 |
Mạng truyền thong nội bộ | Phòng tuyển dụng | Phòng đại lý hàng tỉnh | 24/7 |
Sau khi nhận được info đơn hàng từ các mạng xã hội – điện thoại, các TS phải gởi mail cho khách hoặc liên hệ để khách gởi mail để tiếp tục đơn hàng,
A.3.2 Qui trinh – cách thức bán hàng qua MXH
Qui trình làm việc tại MXH ( các trường hợp xãy ra cùng 1 qui trình giải quyết như điện thoại)
§ Bước 1: chào hỏi
§ Bước n : đối thoại báo giá – chốt đơn - báo mã đơn hàng cho khách hàng
§ Bước n+1 : xác nhận là người két thúc cuộc đối thoại qua MXH
Vì mạng xã hội là kênh đối thoại trực tiếp, dù muốn hay không sẽ luôn có xãy ra các trường hợp lỗi đơn hàng, hoặc thiếu thông tin cho khâu báo hàng – các TS khi chốt đơn phải chụp hình màn hinh của đơn hàng đó có dính mã đớn hàng
A.4. tư vấn bán hàng trực tiếp
A.4.1 Qui trinh – cách thức bán hàng trực tiếp
Qui trình bán hàng trực tiếp ( các trường hợp xãy ra cùng 1 qui trình giải quyết như điện thoại)
§ Bước 1: chào hỏi
§ Bước 2 : đối thoại báo giá ( các trường hợp xãy ra cùng 1 qui trình giải quyết như điện thoại)
§ Bước 3 : In bill mã đơn hàng cho khách hàng hoặc viết biên nhận có mộc của Cty
§ Bước 4 : Nhập đầy đủ các info vào app để khâu báo hàng
§ Bước 5 : chào tạm biệt, thông báo cho khách khi nào có hàng sẽ có hệ thống sẽ nt qua sdt vừa nhập info
Nếu Khách hàng có phàn nàn về dịch vụ => Kỷ luật, trừ thưởng 500.000
Follow Us
Stay updated via social channels