HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Ai nên đọc tài liệu này?
Tài liệu này công khai trong nội bộ nhân viên Công ty cổ phần IN PHẠM KHÔI, mọi nhân viên
thuộc nhóm dự án IN PHẠM KHÔI có trách nhiệm chủ động đọc và tham khảo khi tiến hành các công việc.
Công ty có thể lồng ghép các nội dung của tài liệu này vào các buổi training, tuy nhiên sẽ không chấp
nhận việc vi phạm nội qui hoặc thực hiện sai qui trình với lý do: Chưa đọc tới, Đọc chưa hiểu hay
Chưa xem.
Đối với nhân viên mới, tài liệu này đặc biệt quan trọng giúp nhân viên sớm hòa nhập với qui trình
làm việc, tự tin trong các quyết định của mình, là một trong những yếu tố để thành công tại IN PHẠM KHÔI
Đối với cấp quản lý, tài liệu này là tiêu chuẩn và là thước đo để xét việc phải làm, phân công trách
nhiệm và quyền hạn các bộ phận, xuyên suốt trong mọi tình huống có thể xảy ra trong quá trình cung
cấp dịch vụ.
Tài liệu này nên sử dụng như thế nào?

I – II :  MỆNH ĐỀ LỚN
A – B – C – D :  TIÊU ĐỀ
A-1 :  phần  1 trong  tiêu đề A
A-1.1 : mục 1 trong phần 1 tiêu đề A
Mọi nhân viên cần đọc kỹ những phần chung và các qui trình liên quan đến công việc và bộ phận của
mình. Để thực hiện đúng, mỗi nhân viên cần tự xem xét các tình huống công việc thường gặp mỗi
ngày, đánh dấu các qui trình, qui định liên quan, bảng biểu, biểu mẫu liên quan cũng như người liên
hệ cho mỗi tình huống.
Tài liệu này gồm 4 phần
- Phần 1 - Những qui định chung  (Nội quy công ty, Quy định bộ phận Kinh doanh, Quy định
chức năng, nhiệm vụ các phòng ban chức năng);
- Phần 2- Qui trình phòng nhận hàng;
- Phần 3- Quy trình phòng thiết kế;
- Phần 4: Quy trình phòng giao nhận.
- Phần 5: Quy định khác
Tại mỗi qui trình, phần đầu tiên là các qui định bao gồm các qui ước cũng như mẫu biểu sử dụng
trong qui trình, tiếp theo là lưu đồ tổng quan các bước, cuối cùng là hướng dẫn thực hiện chi tiết.

Góp ý và điều chỉnh
Công ty hoan nghênh góp ý của mọi nhân viên để bộ tài liệu ngày một hoàn thiện và chặt chẽ. Tuy
nhiên, trước khi góp ý của anh / chị được tổng quát hóa thành qui trình, qui định và được BGĐ thông
qua bổ sung vào tài liệu, công việc vẫn được xử lý theo các qui trình và qui định hiện hành trừ khi có
qui định khác đi cho mỗi trường hợp cụ thể được duyệt bởi BGĐ. Mọi góp ý vui lòng gửi về
tuyendung@phamkhoi.com  ông Phạm Khôi

Lời nói đầu

 Phòng chốt đơn – báo giá TELE SALE là phòng ban có nhiệm vụ là người trực tiếp làm việc với KH ở khâu nhận hàng – trước giao hàng, sau khi được các thông tin để báo giá, giá sẽ có sẵn từ data hoặc từ SM , các chốt đơn viên làm việc với khách để có đơn hàng. Sau khi có đơn hàng thành công, nhập vào App Đế Chế vào thu thập các thong tin info quan trọng từ khách hàng để chốt đơn chuyển qua bộ phận thiết kế.

 E. Quy định tác phong trong công việc

E.1 Tác phong với điện thoại

- các TS làm việc công ty cấp 1 đầu sdt cá nhân, các TS phải có nhiệm vụ giữa đt online trong qua trình làm việc, phải sạc pin đầy đủ trong thời gian làm việc, phải giữ online 2 giờ sau khi tan ca công ty, vào các ngày nghỉ các TS có trách nhiệm phải giữ dt online  trong nửa ngày để giải quyết các vấn để của KH, khi off TS phải đưa dt lại cho cty vào ngày off

E.2 Tác phong với hàng mẫu

- công ty cung cấp hàng mẫu showroom trưng bày ấn phẩm mãu, các TS có nhiệm vụ hiểu rõ ấn phẩm, sấp xếp gọn gàng ngăn nắp, khi cần là có, khi có là giới thiệu tư vấn,

E.3 Tác phong với áp lực – stress - deadline

- trong công việc có đôi lúc phải có áp lực – streess và các deadline xãy ra, TS có thể chia sẽ với quản lý trực thuộc để có thể giảm bớt áp lực công việc hiện tại, TUYỆT ĐỐI không thể hiện sự phẫn nộ khi thảo luận với khách hàng

E.4 Tác phong với việc bàn giao khi off

- khi off các TS phải bàn giao với nhau qua giấy bàn giao, khi trở lại công ty sau ngày off, phải nhận lại giấy bàn giao đó để tiếp tục đơn hàng đang theo dõi

 F. quy định lưu trữ - chuyển giao file thiết kế

File thiết kế đều được lưu giữa trong  N + 2 : trong đó N là năm hiện hành

Khách hàng đã thanh toán file thiết kế, khi khách cần bộ phần phụ trách phải bàn giao file