Ai nên đọc tài liệu này?

Tài liệu này công khai trong nội bộ nhân viên Công ty cổ phần IN PHẠM KHÔI, mọi nhân viên
thuộc nhóm dự án IN PHẠM KHÔI có trách nhiệm chủ động đọc và tham khảo khi tiến hành các công việc.
Công ty có thể lồng ghép các nội dung của tài liệu này vào các buổi training, tuy nhiên sẽ không chấp
nhận việc vi phạm nội qui hoặc thực hiện sai qui trình với lý do: Chưa đọc tới, Đọc chưa hiểu hay
Chưa xem.
Đối với nhân viên mới, tài liệu này đặc biệt quan trọng giúp nhân viên sớm hòa nhập với qui trình
làm việc, tự tin trong các quyết định của mình, là một trong những yếu tố để thành công tại IN PHẠM KHÔI
Đối với cấp quản lý, tài liệu này là tiêu chuẩn và là thước đo để xét việc phải làm, phân công trách
nhiệm và quyền hạn các bộ phận, xuyên suốt trong mọi tình huống có thể xảy ra trong quá trình cung
cấp dịch vụ.
Tài liệu này nên sử dụng như thế nào?

I – II :  MỆNH ĐỀ LỚN

A – B – C – D :  TIÊU ĐỀ

A-1 :  phần  1 trong  tiêu đề A

A-1.1 : mục 1 trong phần 1 tiêu đề A

Mọi nhân viên cần đọc kỹ những phần chung và các qui trình liên quan đến công việc và bộ phận của
mình. Để thực hiện đúng, mỗi nhân viên cần tự xem xét các tình huống công việc thường gặp mỗi
ngày, đánh dấu các qui trình, qui định liên quan, bảng biểu, biểu mẫu liên quan cũng như người liên
hệ cho mỗi tình huống.

Tài liệu này gồm 4 phần
- Phần 1 - Những qui định chung  (Nội quy công ty, Quy định bộ phận Kinh doanh, Quy định
chức năng, nhiệm vụ các phòng ban chức năng);
- Phần 2- Qui trình phòng nhận hàng;
- Phần 3- Quy trình phòng thiết kế;
- Phần 4: Quy trình phòng giao nhận.
- Phần 5: Quy định khác

Tại mỗi qui trình, phần đầu tiên là các qui định bao gồm các qui ước cũng như mẫu biểu sử dụng
trong qui trình, tiếp theo là lưu đồ tổng quan các bước, cuối cùng là hướng dẫn thực hiện chi tiết.
Góp ý và điều chỉnh
Công ty hoan nghênh góp ý của mọi nhân viên để bộ tài liệu ngày một hoàn thiện và chặt chẽ. Tuy
nhiên, trước khi góp ý của anh / chị được tổng quát hóa thành qui trình, qui định và được BGĐ thông
qua bổ sung vào tài liệu, công việc vẫn được xử lý theo các qui trình và qui định hiện hành trừ khi có
qui định khác đi cho mỗi trường hợp cụ thể được duyệt bởi BGĐ. Mọi góp ý vui lòng gửi về
tuyendung@phamkhoi.com  ông Phạm Khôi

V. QUY ĐỊNH VỀ LỖI

Lời nói đầu

Đơn hàng lỗi là việc không ai mong muốn, điều quan trọng là tập thể công ty khắc phụ hậu quả và giải quyết 1 cách khách quan về vấn đề đã xãy ra, hậu quả kinh tế từ việc đơn hàng lỗi phải được chia sẽ từ cả 2 hoặc 3 phía

 

Nội tại Cty – NV lầm lỗi – KH thụ hưởng lỗi

Nếu 1 trong 3 không ai lắng nghe ý kiến của ai, sẽ không dẫn tới 1 kết thúc êm đềm , một khi đơn hàng bị lỗi

Cả công ty đều bị ảnh hưởng không riêng 1 bộ phận nào, đơn hàng đó là hàng chết và không dược tính thường toàn hệ thống

A. Lỗi Đơn Hàng

A.1. Các trường hợp lỗi và các giải quyết

A.1.1 Lỗi từ nội tại côngty

- TS báo giá sai, chốt đơn sai, ghi lệnh cho in sai

- ZS thiết kế sai, cho in sai, làm sai đơn hàng

- CTY sản xuất sai yêu cầu khách hàng

- Bộ phận hậu cần giao nhận thi hành sai nhiệm vụ, không đúng với tác phong

- Quá thời hạn chốt doanh số, TS không vận động hành lang để giao được đơn hàng đã in

- Sai về thành phẩm , màu sắc , kích thước, .v.v.v

 

Hướng giải quyết


§ Bước 1 : đem hàng về công ty kiểm tra, đánh giá chất lượng ấn phẩm

§ Bước 2 : đối thoại khách hàng để có hướng giải quyết

§ Bước 3 : báo cho quản lý để nắm tình hình

§ Bước 4 : quản lý  thương lượng giảm giá từ 5 – 20% cho 1 đơn hàng – lần 1

§ Bước 5 : quản lý  thương lương giảm giá từ 20 – 30% cho 1 đơn hàng – lần 2

§ Bước 6 : xin lỗi khách , nhận phần trách nhiệm và thực hiện tiến trình in lại ( nếu cần) , thối tiền, giảm giá

*lưu ý : hàng dính lỗi không tính thưởng cả TS – ZS - LS– phạt người vi phạm lội 80% đơn hàng

 

 

A.1.2 Lỗi từ phí khách hàng

- Khách hàng duyệt sai file thiết kế

- Khách hàng cung cấp sai thông tin

- Khách hủy đơn trong khi đang thiết kế / hoặc đã xuất nhưng chưa xuất kẽm

 

Hướng giải quyết


§ Bước 1 : đem hàng về công ty kiểm tra, đánh giá chất lượng ấn phẩm

§ Bước 2 : kiểm tra lại quá trình làm việc với khách hàng

§ Bước 3 : báo cho quản lý để nắm tình hình

§ Bước 4 : xác định phần lỗi từ phía khách hàng ( file sai, màu sắc đã tư vấn, .v.v. )

§ Bước 5 : cảm ơn và mong chờ lượt in sau , nêu người khách vui vẻ có thể giảm 1 % - 3% đơn hàng

*lưu ý : hàng dính lỗi không tính thưởng cả TS – ZS - LS– phạt người vi phạm lội 80% đơn hàng

 

 

A.1.3 Lỗi từ hai phí

- Khách hàng duyệt sai file thiết kế và TS hoặc ZS , LS làm sai

 

Hướng giải quyết


§ Bước 1 : đem hàng về công ty kiểm tra, đánh giá chất lượng ấn phẩm

§ Bước 2 : kiểm tra lại quá trình làm việc với khách hàng

§ Bước 3 : báo cho quản lý để nắm tình hình

§ Bước 4 : xác định phần lỗi từ phía khách hàng ( file sai, màu sắc đã tư vấn, .v.v. )

§ Bước 5 : phía công ty và phía khách hàng mỗi bên đồng loạt chịu phân nữa tiền hàng cho đơn hàng in lại (nếu có) – đơn hàng hiện tại để giai quyết đơn hàng lỗi

*lưu ý : hàng dính lỗi không tính thưởng cả TS – ZS - LS– phạt người vi phạm lội 80% đơn hàng

 

 

b. Lỗi Kỹ thuật

Sau quá trình traning – thực tập, TS và ZS đều đã trang bị đầy đủ các hành trang trong công tác làm việc, những sự việc dẫn tới lỗi kỹ thuật tại nội bộ với nhau đều tính lỗi kỹ thuật, công ty sẽ ghi nhận những lỗi kỹ thuật của nhân viên, xem như là việc điều chỉnh kiến thức, điều chỉnh tác phong trong công tác làm việc

 

c. Qui trình ghi nhận lỗi – chốt lỗi ?

Sau khi đã xác nhận các trường hợp lỗi việc giải quyết và ghi nhận để thuận tiện cho việc tính lỗi một cách minh bạch như sau:

C.1. Qui trình ghi nhận lỗi trên App với lỗi đơn hàng

§ Bước 1 : tick nút lỗi vào đơn hàng

§ Bước 2 : ghi chú vào đơn hàng để khai báo phần lỗi

 

C.2. Qui trình ghi nhận lỗi trên App với lỗi kỹ thuật

( thao tác này dành cho quản lý)

§ Bước 1 : tạo 1 lỗi kỹ thuật

§ Bước 2 : ghi chú vào đơn hàng để khai báo phần lỗi

§ Bước 3 : xác nhận với nhân viên gây lỗi ký nháy để xác nhận

 

 

C.3. Qui trình ghi nhận lỗi trên Server làm việc

§ Bước 1 : khi tạo file in lại trên tiêu đề file phải ghi “in lai – loi” để kiểm kê cuối tháng

§ Bước 2 : cuối tháng quản lý tìm các file cho in với tên “ in lai” để kiểm kê

 

C.4. Qui trình chốt hàng lỗi

§ Bước 1 : ngày 14 hàng tháng quản lý và kế toán xuất bảng lỗi

§ Bước 2 : xác nhận giữa quản lý và các team

§ Bước 3 : phân tích lỗi

§ Bước 4 : kế toán xác nhận biên bản lỗi từ quản lý

§ Bước 5 : chuyển hóa lỗi thành tiền khấu trừ vào bảng thưởng

 

 

D. Tính lỗi phạt

D. 1 Lỗi đơn hàng

• Đơn hàng lỗi tất cả phòng ban đều không tính thưởng đơn đó

• Doanh số sai quá 15 triệu – không thưởng phòng ban đó

• Phạt 60% giá trị đơn hàng làm sai: Vd: 100.000đ / 60 % = 60.000đ. (tiền phạt sẽ do phòng kế toán trừ vào lương)

 

D. 2 Lỗi kỹ thuật

• Quá 10 lỗi về kỹ thuật ( phần lỗi do quản lý ký nhận) : giảm 50% thưởng TÁC PHONG trong tháng